La mobilité de l’entreprise.
Gestion et organisation d’un transfert

by segeo on décembre 5, 2018
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La démarche de transfert ne peut s’improviser, elle doit être préparée, méthodique et rigoureuse
faute de quoi les risques peuvent être conséquents (rupture de production, perte de clients, de
salariés, de fournisseurs, manque de budget, démotivation des salariés,…).
Il est important de communiquer auprès des salariés comme auprès des fournisseurs et de
montrer que le dossier est maîtrisé par la Direction.


Comment mettre en place une démarche de transfert de locaux professionnels

Sommaire

  1. IDENTIFIER LES ENJEUX ET LES OBJECTIFS DU TRANSFERT
  2. ÉTABLIR  LE CAHIER DES CHARGES DU PROJET
  3. CONCERNANT LE SITE DE DÉPART 
  4. CONCERNANT LE SITE ARRIVEE

 

01. IDENTIFIER LES ENJEUX ET LES OBJECTIFS DU TRANSFERT

Définir les objectifs et les contraintes du transfert

  • Besoin de locaux plus grands, mieux adaptés, plus conformes
  • Raison économique (loyer et/ou charges d’exploitation importantes, investissement)
  • Juridique (dates échéance bail, et cession de bail, …)
  • Rapprochement géographique de clients ou de fournisseurs
  • Amélioration du cadre de travail, de l’image de l’entreprise

 

02. ETABLIR LE CAHIER DES CHARGES DU PROJET

Établir un (retro) planning détaillé de l’opération

  • Identifier s’il y une date limite à respecter (restitution de locaux, …)

Identifier qui doit faire quoi et à quel moment

Ressources Internes

  • Contrats de travail (RH ou externe)
  • Information préalable des CHSCT et CE
  • Chef et équipe du projet

Ressources externes

  • Administrations
    • Transfert de siège ou établissement secondaire
    • Déclaration ou autorisation selon classement activité (ERP, ICPE, ARS)
  • Assurances anciens et nouveaux locaux (attention aux dates !)
  • Concessionnaires (téléphone, électricité, eau, gaz, …)
  • Fournisseurs (travaux, contrats, déménageurs, …)
  • Nouveaux besoins ?

Réaliser un programme des besoins à prendre en compte

  • Planification de l’opération
  • Surfaces et activités
  • Installations (climatisation, caractéristiques mes machines, fluides, dimensions, poids,
    température, hygrométrie, …)
  • Flux entrée et sortie (véhicules, livraisons, …)
  • Classement du bâtiment (ERP, ICPE,…)
  • Débit ADSL, réseau mobile, …
  • Energies (eau, électricité, gaz, …)

Établir un budget prévisionnel

  • Création complète de locaux
  • Travaux (sites départ et arrivée)
  • Equipements (transfert et acquisition)
  • Frais divers (huissier, déménagement, )

 

03. CONCERNANT LE SITE DE DÉPART

Il convient d’identifier d’une manière générale ce qui

  • Reste sur site (référence au bail)
  • Part sur le nouveau site (équipements, contrats, …)
  • Est détruit (archives, équipements, déchets, …)
  • Doit être prévu (achat, location, frais de transfert, .) = cf budgétisation

Etat des lieux de l’existant

  • Identification des contrats en cours à résilier/à transférer/à souscrire
  • Identification des installations à transférer/à déposer/à détruire
  • Point sur les archives, les stocks, les déchets (destruction/transfert)

Point précis sur le bail en cours

  • Conditions de résiliation (date, modalités, …) cf loi Pinel
  • Etat des lieux de sortie
  • Travaux de remise en état/nettoyage

Focus particulier sur l’informatique et la téléphonie (serveur, ADSL, baie, local, …)

Attention aux délais pour les lignes téléphoniques notamment en dégroupage !

 

04. CONCERNANT LE SITE D’ARRIVEE

Valider l’adéquation au cahier des charges des besoins aux nouveaux locaux

Signature du bail et état des lieux d’entrée

Assurances (multi risques, exploitation, RC)

Réaliser les plans d’implantation (bureaux, stocks, machines, …)

Travaux éventuels

  • Descriptif précis des travaux à réaliser
  • Consultation entreprises
  • Accord propriétaire (si location)
  • Dossier administratif si changement affectation des locaux (ERP, …)
  • Planification, coordination

Abonnements eau/gaz/électricité (puissance)/téléphonie/ADSL

Nouveaux contrats à prévoir

  • Nettoyage des locaux
  • Maintenance des installations

Démarche hygiène, sécurité et environnement

  • Protection incendie (extincteurs, plans, …)
  • Document Unique
  • Vérifications réglementaires
  • Collecte des déchets

Communication interne et externe

  • Signalétique
  • Changement coordonnées (pages jaunes, site internet, mails, parutions, …)

 


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