Alors que la sous-traitance concerne plus particulièrement des prestations ou des produits revendus aux clients utilisateurs, l’externalisation des fonctions support est destinée à fournir à l’entreprise des solutions alternatives aux ressources internes.
De quoi parlons nous ?
Il existe des solutions sur quasiment tous les domaines d’activités nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cela donne des possibilités de développer l’activité, en priorisant les ressources internes sur le cœur de métier.
On peut citer, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la paie, l’informatique, le nettoyage des locaux, la maintenance des installations et des bâtiments, les contrôles réglementaires, les travaux, le traitement des déchets, les vêtements de travail, marketing, centres d’appels, l’accueil, les espaces verts, les travaux, …
L’externalisation revêt un intérêt supplémentaire quand on la considère du point de vue du gain de temps qu’elle engendre. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres activités où vous apportez une valeur ajoutée réelle. Le recours à des professionnels pour des métiers support permet également d’avoir accès via leurs prestations à des solutions et des réseaux spécifiques. Cela offre de nouvelles possibilités de réponse aux besoins de l’entreprise dans tel ou tel domaine. Enfin, il ne faut pas non plus négliger les connaissances techniques ou réglementaires spécifiques à chaque domaine d’activité, que chaque prestataire maîtrise pour son domaine d’activité.
Ainsi l’ensemble des fonctions supports peuvent être externalisées, permettant des économies importantes tout en bénéficiant de compétences adaptées. Toutes ces prestations font l’objet de contrats et d’interventions qu’il convient de piloter (échéances, coûts, performance, évolutivité). En s’appuyant idéalement sur une solution informatique dédiée.
Comment s’y prendre ?
En effet, vous ne retirerez de bénéfice de ce dispositif que si vous pilotez correctement l’ensemble de ces prestations externalisées. L’entreprise doit donc conserver à tout prix la maîtrise opérationnelle, administrative et financière de ces prestations. Comment s’en assurer ? Voici quelques points majeurs :
- Anticiper, coordonner et analyser les interventions, organiser l’information, s’assurer de la traçabilité des actions menées
- Suivre les échéances de contrats, les conditions de préavis (pour les contrats avec reconduction), anticiper les actions à mener (résiliation, consultation, etc.)
- Réaliser un bilan régulier avec chaque prestataire pour s’assurer de l’adéquation de la prestation
En conclusion, l’externalisation des fonctions support peut s’avérer une méthode efficace pour s’assurer du bon fonctionnement de prestations venant en support de l’activité de l’entreprise. Pour aller plus loin, vous pouvez même envisager d’externaliser le pilotage de ces prestataires externalisés ! En revanche, le donneur d’ordres doit rester maître du fonctionnement opérationnel de ces contrats.
Et vous ? Quelle est la part de prestations externalisées dans votre entreprise ? Quelles fonctions seriez-vous prêt à confier à un prestataire externe ? Dites-nous en plus ici.