Viewing posts categorised under: Uncategorized

L’externalisation : des solutions mais à piloter !

by segeo on septembre 1, 2020
0 comments

Alors que la sous-traitance concerne plus particulièrement des prestations ou des produits revendus aux clients utilisateurs, l’externalisation des fonctions support est destinée à fournir à l’entreprise des solutions alternatives aux ressources internes.

De quoi parlons nous ?

Il existe des solutions sur quasiment tous les domaines d’activités nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cela donne des possibilités de développer l’activité, en priorisant les ressources internes sur le cœur de métier.

On peut citer, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la paie, l’informatique, le nettoyage des locaux, la maintenance des installations et des bâtiments, les contrôles réglementaires, les travaux, le traitement des déchets, les vêtements de travail, marketing, centres d’appels, l’accueil, les espaces verts, les travaux, …

L’externalisation revêt un intérêt supplémentaire quand on la considère du point de vue du gain de temps qu’elle engendre. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres activités où vous apportez une valeur ajoutée réelle. Le recours à des professionnels pour des métiers support permet également d’avoir accès via leurs prestations à des solutions et des réseaux spécifiques. Cela offre de nouvelles possibilités de réponse aux besoins de l’entreprise dans tel ou tel domaine. Enfin, il ne faut pas non plus négliger les connaissances techniques ou réglementaires spécifiques à chaque domaine d’activité, que chaque prestataire maîtrise pour son domaine d’activité.

Ainsi l’ensemble des fonctions supports peuvent être externalisées, permettant des économies importantes tout en bénéficiant de compétences adaptées. Toutes ces prestations font l’objet de contrats et d’interventions qu’il convient de piloter (échéances, coûts, performance, évolutivité). En s’appuyant idéalement sur une solution informatique dédiée.

Gagner en tranquillité avec l’externalisation

Comment s’y prendre ?

En effet, vous ne retirerez de bénéfice de ce dispositif que si vous pilotez correctement l’ensemble de ces prestations externalisées. L’entreprise doit donc conserver à tout prix la maîtrise opérationnelle, administrative et financière de ces prestations. Comment s’en assurer ? Voici quelques points majeurs :

  • Anticiper, coordonner et analyser les interventions, organiser l’information, s’assurer de la traçabilité des actions menées
  • Suivre les échéances de contrats, les conditions de préavis (pour les contrats avec reconduction), anticiper les actions à mener (résiliation, consultation, etc.)
  • Réaliser un bilan régulier avec chaque prestataire pour s’assurer de l’adéquation de la prestation

En conclusion, l’externalisation des fonctions support peut s’avérer une méthode efficace pour s’assurer du bon fonctionnement de prestations venant en support de l’activité de l’entreprise. Pour aller plus loin, vous pouvez même envisager d’externaliser le pilotage de ces prestataires externalisés ! En revanche, le donneur d’ordres doit rester maître du fonctionnement opérationnel de ces contrats.

Et vous ? Quelle est la part de prestations externalisées dans votre entreprise ? Quelles fonctions seriez-vous prêt à confier à un prestataire externe ? Dites-nous en plus ici.

Read more

Les contrôles réglementaires, d’une contrainte à un atout pour l’entreprise.

by segeo on juin 12, 2020
0 comments

Les contrôles réglementaires concernent toutes les entreprises disposant de locaux et/ou d’outils de travail. Cela représente une contrainte récurrente et un coût parfois important en cas de non-conformité. Comment en faire un atout dans la vie de l’entreprise ?

Ces contrôles périodiques ont exclusivement pour but d’identifier les défaillances de sécurité d’une installation, ils sont obligatoires et sous la responsabilité du Chef d’entreprise. 

Les contrôles réglementaires, de quoi s’agit-il ?

Textes et références

Les contrôles réglementaires sont régis par différents textes, en fonction de la fréquentation des locaux de travail :

  • Si l’entreprise reçoit du public, c’est la réglementation relative aux ERP[1] qui s’applique ;
  • Si l’entreprise ne reçoit pas de public, c’est le code du travail qui s’applique, et ce dès le premier salarié ;

Beaucoup d’entreprises sont concernées par les deux réglementations, comme par exemple le cas d’un magasin comportant une partie réservée aux clients (ERP) et une partie réservée aux salariés (CDT[2]) ; en cas de doute ou de conflit, la réglementation la plus contraignante doit être appliquée ;

D’autres réglementations peuvent entrer en jeu dans des cas particuliers (ICPE[3], IGH[4]).

Dans quel but ?

Un seul but à ces contrôles : assurer la sécurité du public et/ou des salariés.

Ce contrôle ne fait qu’identifier les éventuelles non-conformités d’une installation, d’un équipement à la norme et aux règles de sécurité. Il ne s’agit en aucun cas d’une opération de maintenance ou de modification ; c’est un simple constat.

Existe-t-il d’autres raisons de faire réaliser ces contrôles ?

Certains contrats d’assurances comprennent des clauses imposant la réalisation de contrôles, sous peine de ne pas voir s’appliquer les garanties prévues. Dans certains domaines (sécurité incendie, sûreté), les assureurs demandent à ce que les systèmes installés soient conformes aux recommandations APSAD. L’entreprise peut en attester via des formulaires spécifiques remis par un bureau de contrôle (Q4, Q18, etc.).

Par ailleurs, dans certains baux, des clauses spécifiques obligent le locataire à faire réaliser des contrôles périodiques et à en rendre compte au bailleur.

Les contrôles réglementaires, plus qu'une contrainte, un outil pour la sécurité dans l'entreprise.
Rigueur et conformité : sécurité assurée !

Comment se répartissent les responsabilités ?

La principale responsabilité est celle du chef d’entreprise. Il doit s’assurer que les locaux et équipements qu’il met à disposition de ses clients et/ou salariés sont conformes à la réglementation et permettent une utilisation en toute sécurité. Que l’entreprise soit propriétaire ou locataire de ses locaux importe finalement peu ; hormis dans le cas de locaux multi-locataires ou d’une copropriété c’est à l’entreprise qui exploitante de faire réaliser ces contrôles.

Dans la grande majorité des cas, un bureau de contrôle agréé réalise ces opérations. Son rôle se borne à réaliser les contrôles à la demande de l’entreprise et à diffuser ses conclusions sur la conformité dans un rapport. Il a également un rôle de conseil, notamment pour accompagner les entreprises dans la définition de leurs obligations.

C’est bien à l’entreprise de contacter un prestataire agréé pour réaliser les contrôles réglementaires nécessaires, dans les délais impartis. C’est également à elle de faire réaliser les éventuelles mises en conformité si des observations ont été faites par le BC[5]. Il faut donc mettre en place un suivi rigoureux afin de ne pas manquer une échéance, ni laisser une installation non conforme en service.

En cas de non-conformité grave avec un risque immédiat et avéré, le Chef d’Entreprise doit prendre les mesures de protection qui s’imposent. Cela peut aller jusqu’à la mise à l’arrêt de l’installation.

Un outil au service de la sécurité

Les rapports de BC suite aux contrôles réglementaires viennent enrichir le DUER[6] et le rendre vivant. Ils doivent également être enregistrés dans le registre de sécurité [7]et font partie intégrante du dossier de sécurité d’un ERP. 

Réaliser ces contrôles n’est pas un but en soi ; ils ont pour but d’identifier les situations dangereuses, pas pour les résoudre. S’il est fondamental de se conformer aux exigences de la réglementation, leur véritable intérêt réside dans la capacité de l’entreprise à les exploiter. L’objectif est d’améliorer de façon continue la sécurité des conditions de travail et limiter les accidents. Ainsi s’installe un cercle vertueux : satisfaction de l’obligation de sécurité, fidélisation des salariés, fiabilisation de l’outil de production, amélioration de la productivité.

Dans le cas d’un ERP, l’exécution de ces contrôles et leur exploitation sont des conditions fondamentales pour maintien en exploitation. La commission de sécurité exigera la présentation de ces rapports.

Comment transformer cette contrainte en atout ?

Le point primordial pour ne pas se retrouver à travailler dans l’urgence, est d’assurer un suivi rigoureux des échéances. Ainsi, il est plus facile d’anticiper les contrôles, de les préparer et donc de les maîtriser.

De même, suite à la réception d’un rapport, il faut l’exploiter et réaliser les mises en conformités éventuelles dans un délai raisonnable. Accumuler les travaux mène toujours à une situation encore plus dégradée, entraînant des coûts plus importants. La mise en place d’une provision annuelle pour ces opérations permet de faire face sereinement aux travaux nécessaires, voire, en l’absence de tels travaux, de réaliser des opérations d’amélioration de l’outil de travail.

Tant en interne qu’en externe, communiquer sur les opérations réalisées afin de mieux maîtriser les risques professionnels est une bonne manière de promouvoir l’entreprise. Il ne faut donc pas hésiter à mettre en valeur le travail souvent réalisé dans l’ombre par les Services Généraux.

Les contrôles réglementaires, plus qu'une contrainte, un outil pour la sécurité dans l'entreprise.
Sécurité maîtrisée : confiance et productivité !

En conclusion

Bien qu’imposés par la réglementation, les contrôles réglementaires peuvent s’avérer être un véritable atout pour l’entreprise, dans la mesure où :

  • Ils sont anticipés, conduits et exploités
  • Cela reste un outil, pas une fin
  • Ils sont au service de la sécurité

Les ressources manquent parfois dans l’entreprise pour assurer le pilotage de ces opérations ; dans ce cas, il peut être judicieux de faire appel à un prestataire disposant de l’expérience et des outils nécessaires. L’avez-vous déjà envisagé ?


[1] ERP : Etablissement recevant du public

[2] CDT : Code du Travail

[3] ICPE : Installation Classée pour la Protection de l’Environnement

[4] IGH : Immeuble de Grande Hauteur

[5] BC : Bureau de Contrôle

[6] DUER : Document Unique d’Evaluation des Risques

[7] Le registre de sécurité est obligatoire et doit être renseigné à chaque intervention concernant la sécurité ; d’autres registres l’accompagnent et le complètent (maintenance, accessibilité, etc.).

Read more

Questionnaire : mieux connaître les services généraux

by segeo on mai 25, 2020
0 comments

SEGEO lance un questionnaire auprès des professionnels qui ont à traiter des services généraux.

En effet, la réalité des services généraux est très complexe et est fortement liée à l’histoire de chaque entreprise. Il n’y a pas d’organisation type, l’essentiel est qu’elle soit efficace.

Un questionnaire pour mieux cerner les attentes des acteurs des services généraux au quotidien.
Un questionnaire pour mieux cerner les attentes des acteurs des services généraux au quotidien.

Notre démarche a pour but de mieux cerner les attentes des professionnels des services généraux. Ainsi, nous pourrons vous proposer un accompagnement au plus près de vos besoins.

Acteur des services généraux au quotidien, SEGEO a pour ambition de proposer des solutions concrètes pour répondre aux besoins des professionnels sur le terrain.

Vous êtes un professionnel des services généraux ? Répondez à notre questionnaire et découvrez nos solutions.

Read more

Réseaux sociaux