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Vous êtes Office Manager et vous cherchez un accompagnement pour le pilotage de vos services généraux et de la sécurité? SEGEO vous propose un panel de services et de moyens adaptés à vos besoins !
En quoi consiste le métier d’Office Manager ?
L’office manager a pour objectif d’alléger la tâche au directeur général afin qu’il puisse se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son entreprise. Responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau en il assure la gestion administrative des différents services.
Véritable “couteau suisse” de l’entreprise, il doit donc piloter plusieurs domaines d’activité à la fois, parfois sans disposer des compétences nécessaires ; multi-tâches et multi-cartes, il doit être sur tous les fronts à la fois.
Besoin d’un partenaire de confiance pour être plus serein ?
SEGEO partenaire des Office Managers
Ainsi, avec une offre de service claire, simple et centrée sur vos besoins, nous vous accompagnons pour piloter :
- Les obligations réglementaires (Code du travail, ERP, Environnement), vérifications périodiques, Document Unique, mise en conformité.
- La maintenance préventive et corrective (dépannages) des installations techniques (climatisation, électricité, plomberie), et le suivi des garanties contractuelles.
- Les prévisionnels d’investissement et de charges (équipements, travaux).
- Les relations avec le syndic et/ou le propriétaire (gestion du bail).
- Le pilotage des contrats (échéances, préavis, reconductions, résiliation)
- Le suivi des intervenants (demandes d’interventions, devis, suivi)
- Les travaux d’aménagement et de modification des locaux de travail (mission d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage)
SEGEO propose des services adaptés à vos besoins
- Un audit technique et financier des Services Généraux (installations, contrats, …)
- Un outil web de pilotage simple et efficace permettant de conserver toutes les informations MySegeo
- Une assistance pour optimiser la gestion des installations et des travaux
- Des visites annuelles sur site par nos équipes
- Un ensemble de fournisseurs référencés tous métiers
Plus d’informations sur www.segeo.fr ou directement par mail segeo@segeo.fr
Read moreSouvent méconnus, travailleurs de l’ombre, les responsables des services généraux ont pourtant un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Segeo les a sollicités afin de mieux les connaître.
Ainsi, nous avons mené une enquête en ligne, qui nous donne une idée assez précise du profil des responsables de services généraux.
Dans quel type d’entreprise trouve-t-on des services généraux ?
Les 27 responsables de services généraux ayant répondu à notre enquête travaillent dans des entreprises de toutes tailles :
- de 5 à 150 000 salariés
- de 1 à 1 000 sites, parfois tous soumis à commission de sécurité
Dans l’immense majorité des cas, un service dédié aux moyens généraux existe et il est le plus souvent assez important puisque seulement 16% ne sont formés que d’une seule personne.
Cela nous montre donc à quel point les services généraux sont importants dans le fonctionnement de l’entreprise.
Quel profil pour le responsable des services généraux ?
C’est un métier où tout le monde peut trouver sa place (56% de femmes, 44% d’hommes), exercé par des professionnels d’horizons très différents, comme le prouve la diversité des formations initiales. Par ailleurs, parmi les réponses « autres », nous avons identifié des formations en marketing, qualité ou juridique, voire pas de formation du tout.
En moyenne, les responsables de SG ayant répondu tiennent ce poste depuis 11 ans et apprécient de travailler dans ce domaine, la note moyenne étant de 4.2/5. Notons même qu’un sur deux déclare une satisfaction maximale de 5/5.
| Niveau de satisfaction | ⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 4% | 4% | 4% | 37% | 51% |
Quels domaines de compétences ?
La vocation même des services généraux explique la grande diversité de leurs domaines d’activité. Cependant, 81% des responsables services généraux pilotent le domaine immobilier ainsi que la sécurité. Ensuite arrivent l’environnement et les services à l’occupant avec 70% et enfin le nettoyage et le mobilier avec 68%.
De même, s’ils peuvent se consacrer à d’autres tâches, les responsables des SG passent l’essentiel de leur temps à cette fonction ; 75% d’entre eux y passent tout leur temps.
Pour aller plus loin…
Les deux tiers (68%) des responsables des SG n’utilisent pas d’outil informatique spécifique pour le pilotage des SG. Pourtant parmi eux, les deux tiers (68%) pensent que cela faciliterait leur travail.
Cependant, une bonne gestion de vos SG est une source de rentabilité à ne pas négliger. En particulier quand vos ressources internes doivent être concentrées sur votre cœur de métier, notamment le commerce et la production.
Les locaux, les véhicules, la sécurité, la bureautique, les déchets, sont autant de moyens indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Toutefois, s’ils sont mal gérés, ils peuvent occasionner de grandes difficultés pour votre activité.
SEGEO est spécialisé dans l’optimisation des SG, quelles que soient votre activité et la taille de votre entreprise. Nous vous accompagnons pour optimiser l’utilisation de vos équipements, le pilotage de vos contrats et la planification de vos maintenances et contrôles.
Nous avons donc développé une solution web, MySegeo, véritable outil de pilotage pour tous les équipements, les contrats et les interventions. Elle favorise le travail collaboratif et l’accès aux documents, ainsi que des solutions de services associés (audit et pilotage).
Suivez-nous pour en savoir plus !
Read moreAlors que la sous-traitance concerne plus particulièrement des prestations ou des produits revendus aux clients utilisateurs, l’externalisation des fonctions support est destinée à fournir à l’entreprise des solutions alternatives aux ressources internes.
De quoi parlons nous ?
Il existe des solutions sur quasiment tous les domaines d’activités nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cela donne des possibilités de développer l’activité, en priorisant les ressources internes sur le cœur de métier.
On peut citer, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la paie, l’informatique, le nettoyage des locaux, la maintenance des installations et des bâtiments, les contrôles réglementaires, les travaux, le traitement des déchets, les vêtements de travail, marketing, centres d’appels, l’accueil, les espaces verts, les travaux, …
L’externalisation revêt un intérêt supplémentaire quand on la considère du point de vue du gain de temps qu’elle engendre. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres activités où vous apportez une valeur ajoutée réelle. Le recours à des professionnels pour des métiers support permet également d’avoir accès via leurs prestations à des solutions et des réseaux spécifiques. Cela offre de nouvelles possibilités de réponse aux besoins de l’entreprise dans tel ou tel domaine. Enfin, il ne faut pas non plus négliger les connaissances techniques ou réglementaires spécifiques à chaque domaine d’activité, que chaque prestataire maîtrise pour son domaine d’activité.
Ainsi l’ensemble des fonctions supports peuvent être externalisées, permettant des économies importantes tout en bénéficiant de compétences adaptées. Toutes ces prestations font l’objet de contrats et d’interventions qu’il convient de piloter (échéances, coûts, performance, évolutivité). En s’appuyant idéalement sur une solution informatique dédiée.
Comment s’y prendre ?
En effet, vous ne retirerez de bénéfice de ce dispositif que si vous pilotez correctement l’ensemble de ces prestations externalisées. L’entreprise doit donc conserver à tout prix la maîtrise opérationnelle, administrative et financière de ces prestations. Comment s’en assurer ? Voici quelques points majeurs :
- Anticiper, coordonner et analyser les interventions, organiser l’information, s’assurer de la traçabilité des actions menées
- Suivre les échéances de contrats, les conditions de préavis (pour les contrats avec reconduction), anticiper les actions à mener (résiliation, consultation, etc.)
- Réaliser un bilan régulier avec chaque prestataire pour s’assurer de l’adéquation de la prestation
En conclusion, l’externalisation des fonctions support peut s’avérer une méthode efficace pour s’assurer du bon fonctionnement de prestations venant en support de l’activité de l’entreprise. Pour aller plus loin, vous pouvez même envisager d’externaliser le pilotage de ces prestataires externalisés ! En revanche, le donneur d’ordres doit rester maître du fonctionnement opérationnel de ces contrats.
Et vous ? Quelle est la part de prestations externalisées dans votre entreprise ? Quelles fonctions seriez-vous prêt à confier à un prestataire externe ? Dites-nous en plus ici.
Read moreSEGEO lance un questionnaire auprès des professionnels qui ont à traiter des services généraux.
En effet, la réalité des services généraux est très complexe et est fortement liée à l’histoire de chaque entreprise. Il n’y a pas d’organisation type, l’essentiel est qu’elle soit efficace.
Notre démarche a pour but de mieux cerner les attentes des professionnels des services généraux. Ainsi, nous pourrons vous proposer un accompagnement au plus près de vos besoins.
Acteur des services généraux au quotidien, SEGEO a pour ambition de proposer des solutions concrètes pour répondre aux besoins des professionnels sur le terrain.
Vous êtes un professionnel des services généraux ? Répondez à notre questionnaire et découvrez nos solutions.
Read moreLes conditions de la réussite d’une reprise d’activité passent par la capacité d’adaptation des Services généraux.
L’heure de la reprise sonne et pour certaines activités il faut déjà faire face à une demande supérieure à la normale. Pour cela il faut que toutes les conditions soient réunies : stocks, ressources internes, installations opérationnelles, sous-traitants disponibles, logistique, ….
Qu’ils soient internes ou externalisés, les Services Généraux ont encore plus aujourd’hui leur rôle à jouer dans un contexte aussi particulier, où seules les organisations qui auront anticipé leurs besoins pourront engager pleinement la reprise de leurs activités.
Les Services Généraux font partie des services supports en appui notamment des ventes et de la production. Ils assurent la mise en condition opérationnelle des infrastructures et des installations, garantir les conditions de #sécurité et d’#hygiène (désinfection) des locaux. Ils se chargent également d’adapter les espaces de travail aux mesures de protection des salariés et des clients.
Segeo est en mesure de vous accompagner dans cette démarche avec notamment notre application MySegeo pour le pilotage de vos Services Généraux.
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Pour assurer une continuité d’activité et anticiper une reprise de l’exploitation, les Services Généraux restent sur le front. Ils doivent assurer un pilotage à distance, avoir accès à tous les contrats, les prestataires, le plan de maintenance, le calendrier des visites. Alors que tout est dans mon armoire de bureau et que mes collaborateurs sont confinés chez eux ! Il faut prévenir les fournisseurs pour décaler les visites, préparer un plan de reprise d’activité, identifier les priorités, etc. Sans outil logiciel adapté l’opération est fastidieuse voire impossible !
Ainsi, malgré un contexte sanitaire bloquant #Covid-19, nous avons pu grâce à notre application métier #MySegeo, réaliser cela simplement et rapidement pour tous nos clients #Segeo. Nous sommes prêts à déployer notre plan de reprise, avec des priorités bien définies. Les informations et documents sont accessibles à tout moment et de n’importe où, l’ensemble est partagé et sauvegardé durablement.
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