Les contrôles réglementaires, d’une contrainte à un atout pour l’entreprise.

by segeo on juin 12, 2020
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Les contrôles réglementaires concernent toutes les entreprises disposant de locaux et/ou d’outils de travail. Cela représente une contrainte récurrente et un coût parfois important en cas de non-conformité. Comment en faire un atout dans la vie de l’entreprise ?

Ces contrôles périodiques ont exclusivement pour but d’identifier les défaillances de sécurité d’une installation, ils sont obligatoires et sous la responsabilité du Chef d’entreprise. 

Les contrôles réglementaires, de quoi s’agit-il ?

Textes et références

Les contrôles réglementaires sont régis par différents textes, en fonction de la fréquentation des locaux de travail :

  • Si l’entreprise reçoit du public, c’est la réglementation relative aux ERP[1] qui s’applique ;
  • Si l’entreprise ne reçoit pas de public, c’est le code du travail qui s’applique, et ce dès le premier salarié ;

Beaucoup d’entreprises sont concernées par les deux réglementations, comme par exemple le cas d’un magasin comportant une partie réservée aux clients (ERP) et une partie réservée aux salariés (CDT[2]) ; en cas de doute ou de conflit, la réglementation la plus contraignante doit être appliquée ;

D’autres réglementations peuvent entrer en jeu dans des cas particuliers (ICPE[3], IGH[4]).

Dans quel but ?

Un seul but à ces contrôles : assurer la sécurité du public et/ou des salariés.

Ce contrôle ne fait qu’identifier les éventuelles non-conformités d’une installation, d’un équipement à la norme et aux règles de sécurité. Il ne s’agit en aucun cas d’une opération de maintenance ou de modification ; c’est un simple constat.

Existe-t-il d’autres raisons de faire réaliser ces contrôles ?

Certains contrats d’assurances comprennent des clauses imposant la réalisation de contrôles, sous peine de ne pas voir s’appliquer les garanties prévues. Dans certains domaines (sécurité incendie, sûreté), les assureurs demandent à ce que les systèmes installés soient conformes aux recommandations APSAD. L’entreprise peut en attester via des formulaires spécifiques remis par un bureau de contrôle (Q4, Q18, etc.).

Par ailleurs, dans certains baux, des clauses spécifiques obligent le locataire à faire réaliser des contrôles périodiques et à en rendre compte au bailleur.

Les contrôles réglementaires, plus qu'une contrainte, un outil pour la sécurité dans l'entreprise.
Rigueur et conformité : sécurité assurée !

Comment se répartissent les responsabilités ?

La principale responsabilité est celle du chef d’entreprise. Il doit s’assurer que les locaux et équipements qu’il met à disposition de ses clients et/ou salariés sont conformes à la réglementation et permettent une utilisation en toute sécurité. Que l’entreprise soit propriétaire ou locataire de ses locaux importe finalement peu ; hormis dans le cas de locaux multi-locataires ou d’une copropriété c’est à l’entreprise qui exploitante de faire réaliser ces contrôles.

Dans la grande majorité des cas, un bureau de contrôle agréé réalise ces opérations. Son rôle se borne à réaliser les contrôles à la demande de l’entreprise et à diffuser ses conclusions sur la conformité dans un rapport. Il a également un rôle de conseil, notamment pour accompagner les entreprises dans la définition de leurs obligations.

C’est bien à l’entreprise de contacter un prestataire agréé pour réaliser les contrôles réglementaires nécessaires, dans les délais impartis. C’est également à elle de faire réaliser les éventuelles mises en conformité si des observations ont été faites par le BC[5]. Il faut donc mettre en place un suivi rigoureux afin de ne pas manquer une échéance, ni laisser une installation non conforme en service.

En cas de non-conformité grave avec un risque immédiat et avéré, le Chef d’Entreprise doit prendre les mesures de protection qui s’imposent. Cela peut aller jusqu’à la mise à l’arrêt de l’installation.

Un outil au service de la sécurité

Les rapports de BC suite aux contrôles réglementaires viennent enrichir le DUER[6] et le rendre vivant. Ils doivent également être enregistrés dans le registre de sécurité [7]et font partie intégrante du dossier de sécurité d’un ERP. 

Réaliser ces contrôles n’est pas un but en soi ; ils ont pour but d’identifier les situations dangereuses, pas pour les résoudre. S’il est fondamental de se conformer aux exigences de la réglementation, leur véritable intérêt réside dans la capacité de l’entreprise à les exploiter. L’objectif est d’améliorer de façon continue la sécurité des conditions de travail et limiter les accidents. Ainsi s’installe un cercle vertueux : satisfaction de l’obligation de sécurité, fidélisation des salariés, fiabilisation de l’outil de production, amélioration de la productivité.

Dans le cas d’un ERP, l’exécution de ces contrôles et leur exploitation sont des conditions fondamentales pour maintien en exploitation. La commission de sécurité exigera la présentation de ces rapports.

Comment transformer cette contrainte en atout ?

Le point primordial pour ne pas se retrouver à travailler dans l’urgence, est d’assurer un suivi rigoureux des échéances. Ainsi, il est plus facile d’anticiper les contrôles, de les préparer et donc de les maîtriser.

De même, suite à la réception d’un rapport, il faut l’exploiter et réaliser les mises en conformités éventuelles dans un délai raisonnable. Accumuler les travaux mène toujours à une situation encore plus dégradée, entraînant des coûts plus importants. La mise en place d’une provision annuelle pour ces opérations permet de faire face sereinement aux travaux nécessaires, voire, en l’absence de tels travaux, de réaliser des opérations d’amélioration de l’outil de travail.

Tant en interne qu’en externe, communiquer sur les opérations réalisées afin de mieux maîtriser les risques professionnels est une bonne manière de promouvoir l’entreprise. Il ne faut donc pas hésiter à mettre en valeur le travail souvent réalisé dans l’ombre par les Services Généraux.

Les contrôles réglementaires, plus qu'une contrainte, un outil pour la sécurité dans l'entreprise.
Sécurité maîtrisée : confiance et productivité !

En conclusion

Bien qu’imposés par la réglementation, les contrôles réglementaires peuvent s’avérer être un véritable atout pour l’entreprise, dans la mesure où :

  • Ils sont anticipés, conduits et exploités
  • Cela reste un outil, pas une fin
  • Ils sont au service de la sécurité

Les ressources manquent parfois dans l’entreprise pour assurer le pilotage de ces opérations ; dans ce cas, il peut être judicieux de faire appel à un prestataire disposant de l’expérience et des outils nécessaires. L’avez-vous déjà envisagé ?


[1] ERP : Etablissement recevant du public

[2] CDT : Code du Travail

[3] ICPE : Installation Classée pour la Protection de l’Environnement

[4] IGH : Immeuble de Grande Hauteur

[5] BC : Bureau de Contrôle

[6] DUER : Document Unique d’Evaluation des Risques

[7] Le registre de sécurité est obligatoire et doit être renseigné à chaque intervention concernant la sécurité ; d’autres registres l’accompagnent et le complètent (maintenance, accessibilité, etc.).

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En effet, la réalité des services généraux est très complexe et est fortement liée à l’histoire de chaque entreprise. Il n’y a pas d’organisation type, l’essentiel est qu’elle soit efficace.

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Notre démarche a pour but de mieux cerner les attentes des professionnels des services généraux. Ainsi, nous pourrons vous proposer un accompagnement au plus près de vos besoins.

Acteur des services généraux au quotidien, SEGEO a pour ambition de proposer des solutions concrètes pour répondre aux besoins des professionnels sur le terrain.

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Les conditions de la réussite d’une reprise d’activité passent par la capacité d’adaptation des Services généraux.

L’heure de la reprise sonne et pour certaines activités il faut déjà faire face à une demande supérieure à la normale. Pour cela il faut que toutes les conditions soient réunies : stocks, ressources internes, installations opérationnelles, sous-traitants disponibles, logistique, ….

Qu’ils soient internes ou externalisés, les Services Généraux ont encore plus aujourd’hui leur rôle à jouer dans un contexte aussi particulier, où seules les organisations qui auront anticipé leurs besoins pourront engager pleinement la reprise de leurs activités. 

Les services généraux sont en première ligne pour assurer la reprise de l’activité.

Les Services Généraux font partie des services supports en appui notamment des ventes et de la production. Ils assurent la mise en condition opérationnelle des infrastructures et des installations, garantir les conditions de #sécurité et d’#hygiène (désinfection) des locaux. Ils se chargent également d’adapter les espaces de travail aux mesures de protection des salariés et des clients.

Segeo est en mesure de vous accompagner dans cette démarche avec notamment notre application MySegeo pour le pilotage de vos Services Généraux.

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Les services généraux en mode télétravail

by segeo on avril 29, 2020
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Des services généraux en télétravail ? Défi relevé par #SEGEO

Pour assurer une continuité d’activité et anticiper une reprise de l’exploitation, les Services Généraux restent sur le front. Ils doivent assurer un pilotage à distance, avoir accès à tous les contrats, les prestataires, le plan de maintenance, le calendrier des visites. Alors que tout est dans mon armoire de bureau et que mes collaborateurs sont confinés chez eux ! Il faut prévenir les fournisseurs pour décaler les visites, préparer un plan de reprise d’activité, identifier les priorités, etc. Sans outil logiciel adapté l’opération est fastidieuse voire impossible !

Ainsi, malgré un contexte sanitaire bloquant #Covid-19, nous avons pu grâce à notre application métier #MySegeo, réaliser cela simplement et rapidement pour tous nos clients #Segeo. Nous sommes prêts à déployer notre plan de reprise, avec des priorités bien définies. Les informations et documents sont accessibles à tout moment et de n’importe où, l’ensemble est partagé et sauvegardé durablement.

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La démarche de transfert ne peut s’improviser, elle doit être préparée, méthodique et rigoureuse
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