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Vous êtes Office Manager et vous cherchez un accompagnement pour le pilotage de vos services généraux et de la sécurité? SEGEO vous propose un panel de services et de moyens adaptés à vos besoins !
En quoi consiste le métier d’Office Manager ?
L’office manager a pour objectif d’alléger la tâche au directeur général afin qu’il puisse se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son entreprise. Responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau en il assure la gestion administrative des différents services.
Véritable “couteau suisse” de l’entreprise, il doit donc piloter plusieurs domaines d’activité à la fois, parfois sans disposer des compétences nécessaires ; multi-tâches et multi-cartes, il doit être sur tous les fronts à la fois.
Besoin d’un partenaire de confiance pour être plus serein ?
SEGEO partenaire des Office Managers
Ainsi, avec une offre de service claire, simple et centrée sur vos besoins, nous vous accompagnons pour piloter :
- Les obligations réglementaires (Code du travail, ERP, Environnement), vérifications périodiques, Document Unique, mise en conformité.
- La maintenance préventive et corrective (dépannages) des installations techniques (climatisation, électricité, plomberie), et le suivi des garanties contractuelles.
- Les prévisionnels d’investissement et de charges (équipements, travaux).
- Les relations avec le syndic et/ou le propriétaire (gestion du bail).
- Le pilotage des contrats (échéances, préavis, reconductions, résiliation)
- Le suivi des intervenants (demandes d’interventions, devis, suivi)
- Les travaux d’aménagement et de modification des locaux de travail (mission d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage)
SEGEO propose des services adaptés à vos besoins
- Un audit technique et financier des Services Généraux (installations, contrats, …)
- Un outil web de pilotage simple et efficace permettant de conserver toutes les informations MySegeo
- Une assistance pour optimiser la gestion des installations et des travaux
- Des visites annuelles sur site par nos équipes
- Un ensemble de fournisseurs référencés tous métiers
Plus d’informations sur www.segeo.fr ou directement par mail segeo@segeo.fr
Read moreSouvent méconnus, travailleurs de l’ombre, les responsables des services généraux ont pourtant un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Segeo les a sollicités afin de mieux les connaître.
Ainsi, nous avons mené une enquête en ligne, qui nous donne une idée assez précise du profil des responsables de services généraux.
Dans quel type d’entreprise trouve-t-on des services généraux ?
Les 27 responsables de services généraux ayant répondu à notre enquête travaillent dans des entreprises de toutes tailles :
- de 5 à 150 000 salariés
- de 1 à 1 000 sites, parfois tous soumis à commission de sécurité
Dans l’immense majorité des cas, un service dédié aux moyens généraux existe et il est le plus souvent assez important puisque seulement 16% ne sont formés que d’une seule personne.
Cela nous montre donc à quel point les services généraux sont importants dans le fonctionnement de l’entreprise.
Quel profil pour le responsable des services généraux ?
C’est un métier où tout le monde peut trouver sa place (56% de femmes, 44% d’hommes), exercé par des professionnels d’horizons très différents, comme le prouve la diversité des formations initiales. Par ailleurs, parmi les réponses « autres », nous avons identifié des formations en marketing, qualité ou juridique, voire pas de formation du tout.
En moyenne, les responsables de SG ayant répondu tiennent ce poste depuis 11 ans et apprécient de travailler dans ce domaine, la note moyenne étant de 4.2/5. Notons même qu’un sur deux déclare une satisfaction maximale de 5/5.
| Niveau de satisfaction | ⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 4% | 4% | 4% | 37% | 51% |
Quels domaines de compétences ?
La vocation même des services généraux explique la grande diversité de leurs domaines d’activité. Cependant, 81% des responsables services généraux pilotent le domaine immobilier ainsi que la sécurité. Ensuite arrivent l’environnement et les services à l’occupant avec 70% et enfin le nettoyage et le mobilier avec 68%.
De même, s’ils peuvent se consacrer à d’autres tâches, les responsables des SG passent l’essentiel de leur temps à cette fonction ; 75% d’entre eux y passent tout leur temps.
Pour aller plus loin…
Les deux tiers (68%) des responsables des SG n’utilisent pas d’outil informatique spécifique pour le pilotage des SG. Pourtant parmi eux, les deux tiers (68%) pensent que cela faciliterait leur travail.
Cependant, une bonne gestion de vos SG est une source de rentabilité à ne pas négliger. En particulier quand vos ressources internes doivent être concentrées sur votre cœur de métier, notamment le commerce et la production.
Les locaux, les véhicules, la sécurité, la bureautique, les déchets, sont autant de moyens indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Toutefois, s’ils sont mal gérés, ils peuvent occasionner de grandes difficultés pour votre activité.
SEGEO est spécialisé dans l’optimisation des SG, quelles que soient votre activité et la taille de votre entreprise. Nous vous accompagnons pour optimiser l’utilisation de vos équipements, le pilotage de vos contrats et la planification de vos maintenances et contrôles.
Nous avons donc développé une solution web, MySegeo, véritable outil de pilotage pour tous les équipements, les contrats et les interventions. Elle favorise le travail collaboratif et l’accès aux documents, ainsi que des solutions de services associés (audit et pilotage).
Suivez-nous pour en savoir plus !
Read moreAlors que la sous-traitance concerne plus particulièrement des prestations ou des produits revendus aux clients utilisateurs, l’externalisation des fonctions support est destinée à fournir à l’entreprise des solutions alternatives aux ressources internes.
De quoi parlons nous ?
Il existe des solutions sur quasiment tous les domaines d’activités nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cela donne des possibilités de développer l’activité, en priorisant les ressources internes sur le cœur de métier.
On peut citer, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la paie, l’informatique, le nettoyage des locaux, la maintenance des installations et des bâtiments, les contrôles réglementaires, les travaux, le traitement des déchets, les vêtements de travail, marketing, centres d’appels, l’accueil, les espaces verts, les travaux, …
L’externalisation revêt un intérêt supplémentaire quand on la considère du point de vue du gain de temps qu’elle engendre. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres activités où vous apportez une valeur ajoutée réelle. Le recours à des professionnels pour des métiers support permet également d’avoir accès via leurs prestations à des solutions et des réseaux spécifiques. Cela offre de nouvelles possibilités de réponse aux besoins de l’entreprise dans tel ou tel domaine. Enfin, il ne faut pas non plus négliger les connaissances techniques ou réglementaires spécifiques à chaque domaine d’activité, que chaque prestataire maîtrise pour son domaine d’activité.
Ainsi l’ensemble des fonctions supports peuvent être externalisées, permettant des économies importantes tout en bénéficiant de compétences adaptées. Toutes ces prestations font l’objet de contrats et d’interventions qu’il convient de piloter (échéances, coûts, performance, évolutivité). En s’appuyant idéalement sur une solution informatique dédiée.
Comment s’y prendre ?
En effet, vous ne retirerez de bénéfice de ce dispositif que si vous pilotez correctement l’ensemble de ces prestations externalisées. L’entreprise doit donc conserver à tout prix la maîtrise opérationnelle, administrative et financière de ces prestations. Comment s’en assurer ? Voici quelques points majeurs :
- Anticiper, coordonner et analyser les interventions, organiser l’information, s’assurer de la traçabilité des actions menées
- Suivre les échéances de contrats, les conditions de préavis (pour les contrats avec reconduction), anticiper les actions à mener (résiliation, consultation, etc.)
- Réaliser un bilan régulier avec chaque prestataire pour s’assurer de l’adéquation de la prestation
En conclusion, l’externalisation des fonctions support peut s’avérer une méthode efficace pour s’assurer du bon fonctionnement de prestations venant en support de l’activité de l’entreprise. Pour aller plus loin, vous pouvez même envisager d’externaliser le pilotage de ces prestataires externalisés ! En revanche, le donneur d’ordres doit rester maître du fonctionnement opérationnel de ces contrats.
Et vous ? Quelle est la part de prestations externalisées dans votre entreprise ? Quelles fonctions seriez-vous prêt à confier à un prestataire externe ? Dites-nous en plus ici.
Read moreLes contrôles réglementaires concernent toutes les entreprises disposant de locaux et/ou d’outils de travail. Cela représente une contrainte récurrente et un coût parfois important en cas de non-conformité. Comment en faire un atout dans la vie de l’entreprise ?
Ces contrôles périodiques ont exclusivement pour but d’identifier les défaillances de sécurité d’une installation, ils sont obligatoires et sous la responsabilité du Chef d’entreprise.
Les contrôles réglementaires, de quoi s’agit-il ?
Textes et références
Les contrôles réglementaires sont régis par différents textes, en fonction de la fréquentation des locaux de travail :
- Si l’entreprise ne reçoit pas de public, c’est le code du travail qui s’applique, et ce dès le premier salarié ;
Beaucoup d’entreprises sont concernées par les deux réglementations, comme par exemple le cas d’un magasin comportant une partie réservée aux clients (ERP) et une partie réservée aux salariés (CDT[2]) ; en cas de doute ou de conflit, la réglementation la plus contraignante doit être appliquée ;
D’autres réglementations peuvent entrer en jeu dans des cas particuliers (ICPE[3], IGH[4]).
Dans quel but ?
Un seul but à ces contrôles : assurer la sécurité du public et/ou des salariés.
Ce contrôle ne fait qu’identifier les éventuelles non-conformités d’une installation, d’un équipement à la norme et aux règles de sécurité. Il ne s’agit en aucun cas d’une opération de maintenance ou de modification ; c’est un simple constat.
Existe-t-il d’autres raisons de faire réaliser ces contrôles ?
Certains contrats d’assurances comprennent des clauses imposant la réalisation de contrôles, sous peine de ne pas voir s’appliquer les garanties prévues. Dans certains domaines (sécurité incendie, sûreté), les assureurs demandent à ce que les systèmes installés soient conformes aux recommandations APSAD. L’entreprise peut en attester via des formulaires spécifiques remis par un bureau de contrôle (Q4, Q18, etc.).
Par ailleurs, dans certains baux, des clauses spécifiques obligent le locataire à faire réaliser des contrôles périodiques et à en rendre compte au bailleur.
Comment se répartissent les responsabilités ?
La principale responsabilité est celle du chef d’entreprise. Il doit s’assurer que les locaux et équipements qu’il met à disposition de ses clients et/ou salariés sont conformes à la réglementation et permettent une utilisation en toute sécurité. Que l’entreprise soit propriétaire ou locataire de ses locaux importe finalement peu ; hormis dans le cas de locaux multi-locataires ou d’une copropriété c’est à l’entreprise qui exploitante de faire réaliser ces contrôles.
Dans la grande majorité des cas, un bureau de contrôle agréé réalise ces opérations. Son rôle se borne à réaliser les contrôles à la demande de l’entreprise et à diffuser ses conclusions sur la conformité dans un rapport. Il a également un rôle de conseil, notamment pour accompagner les entreprises dans la définition de leurs obligations.
C’est bien à l’entreprise de contacter un prestataire agréé pour réaliser les contrôles réglementaires nécessaires, dans les délais impartis. C’est également à elle de faire réaliser les éventuelles mises en conformité si des observations ont été faites par le BC[5]. Il faut donc mettre en place un suivi rigoureux afin de ne pas manquer une échéance, ni laisser une installation non conforme en service.
En cas de non-conformité grave avec un risque immédiat et avéré, le Chef d’Entreprise doit prendre les mesures de protection qui s’imposent. Cela peut aller jusqu’à la mise à l’arrêt de l’installation.
Un outil au service de la sécurité
Les rapports de BC suite aux contrôles réglementaires viennent enrichir le DUER[6] et le rendre vivant. Ils doivent également être enregistrés dans le registre de sécurité [7]et font partie intégrante du dossier de sécurité d’un ERP.
Réaliser ces contrôles n’est pas un but en soi ; ils ont pour but d’identifier les situations dangereuses, pas pour les résoudre. S’il est fondamental de se conformer aux exigences de la réglementation, leur véritable intérêt réside dans la capacité de l’entreprise à les exploiter. L’objectif est d’améliorer de façon continue la sécurité des conditions de travail et limiter les accidents. Ainsi s’installe un cercle vertueux : satisfaction de l’obligation de sécurité, fidélisation des salariés, fiabilisation de l’outil de production, amélioration de la productivité.
Dans le cas d’un ERP, l’exécution de ces contrôles et leur exploitation sont des conditions fondamentales pour maintien en exploitation. La commission de sécurité exigera la présentation de ces rapports.
Comment transformer cette contrainte en atout ?
Le point primordial pour ne pas se retrouver à travailler dans l’urgence, est d’assurer un suivi rigoureux des échéances. Ainsi, il est plus facile d’anticiper les contrôles, de les préparer et donc de les maîtriser.
De même, suite à la réception d’un rapport, il faut l’exploiter et réaliser les mises en conformités éventuelles dans un délai raisonnable. Accumuler les travaux mène toujours à une situation encore plus dégradée, entraînant des coûts plus importants. La mise en place d’une provision annuelle pour ces opérations permet de faire face sereinement aux travaux nécessaires, voire, en l’absence de tels travaux, de réaliser des opérations d’amélioration de l’outil de travail.
Tant en interne qu’en externe, communiquer sur les opérations réalisées afin de mieux maîtriser les risques professionnels est une bonne manière de promouvoir l’entreprise. Il ne faut donc pas hésiter à mettre en valeur le travail souvent réalisé dans l’ombre par les Services Généraux.
En conclusion
Bien qu’imposés par la réglementation, les contrôles réglementaires peuvent s’avérer être un véritable atout pour l’entreprise, dans la mesure où :
- Ils sont anticipés, conduits et exploités
- Cela reste un outil, pas une fin
- Ils sont au service de la sécurité
Les ressources manquent parfois dans l’entreprise pour assurer le pilotage de ces opérations ; dans ce cas, il peut être judicieux de faire appel à un prestataire disposant de l’expérience et des outils nécessaires. L’avez-vous déjà envisagé ?
[1] ERP : Etablissement recevant du public
[2] CDT : Code du Travail
[3] ICPE : Installation Classée pour la Protection de l’Environnement
[4] IGH : Immeuble de Grande Hauteur
[5] BC : Bureau de Contrôle
[6] DUER : Document Unique d’Evaluation des Risques
[7] Le registre de sécurité est obligatoire et doit être renseigné à chaque intervention concernant la sécurité ; d’autres registres l’accompagnent et le complètent (maintenance, accessibilité, etc.).
Read moreSEGEO lance un questionnaire auprès des professionnels qui ont à traiter des services généraux.
En effet, la réalité des services généraux est très complexe et est fortement liée à l’histoire de chaque entreprise. Il n’y a pas d’organisation type, l’essentiel est qu’elle soit efficace.
Notre démarche a pour but de mieux cerner les attentes des professionnels des services généraux. Ainsi, nous pourrons vous proposer un accompagnement au plus près de vos besoins.
Acteur des services généraux au quotidien, SEGEO a pour ambition de proposer des solutions concrètes pour répondre aux besoins des professionnels sur le terrain.
Vous êtes un professionnel des services généraux ? Répondez à notre questionnaire et découvrez nos solutions.
Read moreLes conditions de la réussite d’une reprise d’activité passent par la capacité d’adaptation des Services généraux.
L’heure de la reprise sonne et pour certaines activités il faut déjà faire face à une demande supérieure à la normale. Pour cela il faut que toutes les conditions soient réunies : stocks, ressources internes, installations opérationnelles, sous-traitants disponibles, logistique, ….
Qu’ils soient internes ou externalisés, les Services Généraux ont encore plus aujourd’hui leur rôle à jouer dans un contexte aussi particulier, où seules les organisations qui auront anticipé leurs besoins pourront engager pleinement la reprise de leurs activités.
Les Services Généraux font partie des services supports en appui notamment des ventes et de la production. Ils assurent la mise en condition opérationnelle des infrastructures et des installations, garantir les conditions de #sécurité et d’#hygiène (désinfection) des locaux. Ils se chargent également d’adapter les espaces de travail aux mesures de protection des salariés et des clients.
Segeo est en mesure de vous accompagner dans cette démarche avec notamment notre application MySegeo pour le pilotage de vos Services Généraux.
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Pour assurer une continuité d’activité et anticiper une reprise de l’exploitation, les Services Généraux restent sur le front. Ils doivent assurer un pilotage à distance, avoir accès à tous les contrats, les prestataires, le plan de maintenance, le calendrier des visites. Alors que tout est dans mon armoire de bureau et que mes collaborateurs sont confinés chez eux ! Il faut prévenir les fournisseurs pour décaler les visites, préparer un plan de reprise d’activité, identifier les priorités, etc. Sans outil logiciel adapté l’opération est fastidieuse voire impossible !
Ainsi, malgré un contexte sanitaire bloquant #Covid-19, nous avons pu grâce à notre application métier #MySegeo, réaliser cela simplement et rapidement pour tous nos clients #Segeo. Nous sommes prêts à déployer notre plan de reprise, avec des priorités bien définies. Les informations et documents sont accessibles à tout moment et de n’importe où, l’ensemble est partagé et sauvegardé durablement.
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05
Déc
Read moreLa démarche de transfert ne peut s’improviser, elle doit être préparée, méthodique et rigoureuse
faute de quoi les risques peuvent être conséquents (rupture de production, perte de clients, de
salariés, de fournisseurs, manque de budget, démotivation des salariés,…).
Il est important de communiquer auprès des salariés comme auprès des fournisseurs et de
montrer que le dossier est maîtrisé par la Direction.
04
Déc
Un projet de bâtiment est avant tout un investissement sur le long terme pouvant être générateur de performance, cependant il convient de prêter une attention toute particulière à la conception des lieux de travail et au choix des intervenants.
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03
Août
Un décret du 28 mars 2017 (2017-431) impose à tous les ERP, quelle que soit leur catégorie, de mettre à disposition du public un registre d’accessibilité ; cette obligation doit être remplie avant le 30 septembre 2017.
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