Vous êtes Office Manager et vous cherchez un accompagnement pour le pilotage de vos services généraux et de la sécurité? SEGEO vous propose un panel de services et de moyens adaptés à vos besoins !
En quoi consiste le métier d’Office Manager ?
L’office manager a pour objectif d’alléger la tâche au directeur général afin qu’il puisse se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son entreprise. Responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau en il assure la gestion administrative des différents services.
Véritable « couteau suisse » de l’entreprise, il doit donc piloter plusieurs domaines d’activité à la fois, parfois sans disposer des compétences nécessaires ; multi-tâches et multi-cartes, il doit être sur tous les fronts à la fois.
Besoin d’un partenaire de confiance pour être plus serein ?
Souvent méconnus, travailleurs de l’ombre, les responsables des services généraux ont pourtant un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Segeo les a sollicités afin de mieux les connaître.
Ainsi, nous avons mené une enquête en ligne, qui nous donne une idée assez précise du profil des responsables de services généraux.
Alors que la sous-traitance concerne plus particulièrement des prestations ou des produits revendus aux clients utilisateurs, l’externalisation des fonctions support est destinée à fournir à l’entreprise des solutions alternatives aux ressources internes.
De quoi parlons nous ?
Il existe des solutions sur quasiment tous les domaines d’activités nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cela donne des possibilités de développer l’activité, en priorisant les ressources internes sur le cœur de métier.
On peut citer, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la paie, l’informatique, le nettoyage des locaux, la maintenance des installations et des bâtiments, les contrôles réglementaires, les travaux, le traitement des déchets, les vêtements de travail, marketing, centres d’appels, l’accueil, les espaces verts, les travaux, …
L’externalisation revêt un intérêt supplémentaire quand on la considère du point de vue du gain de temps qu’elle engendre. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres activités où vous apportez une valeur ajoutée réelle. Le recours à des professionnels pour des métiers support permet également d’avoir accès via leurs prestations à des solutions et des réseaux spécifiques. Cela offre de nouvelles possibilités de réponse aux besoins de l’entreprise dans tel ou tel domaine. Enfin, il ne faut pas non plus négliger les connaissances techniques ou réglementaires spécifiques à chaque domaine d’activité, que chaque prestataire maîtrise pour son domaine d’activité.
Ainsi l’ensemble des fonctions supports peuvent être externalisées, permettant des économies importantes tout en bénéficiant de compétences adaptées. Toutes ces prestations font l’objet de contrats et d’interventions qu’il convient de piloter (échéances, coûts, performance, évolutivité). En s’appuyant idéalement sur une solution informatique dédiée.
Gagner en tranquillité avec l’externalisationLire la suite
Les contrôles réglementaires concernent toutes les entreprises disposant de locaux et/ou d’outils de travail. Cela représente une contrainte récurrente et un coût parfois important en cas de non-conformité. Comment en faire un atout dans la vie de l’entreprise ?
Ces contrôles périodiques ont exclusivement pour but d’identifier les défaillances de sécurité d’une installation, ils sont obligatoires et sous la responsabilité du Chef d’entreprise.
Les contrôles réglementaires, de quoi s’agit-il ?
Textes et références
Les contrôles réglementaires sont régis par différents textes, en fonction de la fréquentation des locaux de travail :
Si l’entreprise reçoit du public, c’est la réglementation relative aux ERP[1] qui s’applique ;
Si l’entreprise ne reçoit pas de public, c’est le code du travail qui s’applique, et ce dès le premier salarié ;
Beaucoup d’entreprises sont concernées par les deux réglementations, comme par exemple le cas d’un magasin comportant une partie réservée aux clients (ERP) et une partie réservée aux salariés (CDT[2]) ; en cas de doute ou de conflit, la réglementation la plus contraignante doit être appliquée ;
D’autres réglementations peuvent entrer en jeu dans des cas particuliers (ICPE[3], IGH[4]).
SEGEO lance un questionnaire auprès des professionnels qui ont à traiter des services généraux.
En effet, la réalité des services généraux est très complexe et est fortement liée à l’histoire de chaque entreprise. Il n’y a pas d’organisation type, l’essentiel est qu’elle soit efficace.
Un questionnaire pour mieux cerner les attentes des acteurs des services généraux au quotidien.Lire la suite
Les conditions de la réussite d’une reprise d’activité passent par la capacité d’adaptation des Services généraux.
L’heure de la reprise sonne et pour certaines activités il faut déjà faire face à une demande supérieure à la normale. Pour cela il faut que toutes les conditions soient réunies : stocks, ressources internes, installations opérationnelles, sous-traitants disponibles, logistique, ….
Qu’ils soient internes ou externalisés, les Services Généraux ont encore plus aujourd’hui leur rôle à jouer dans un contexte aussi particulier, où seules les organisations qui auront anticipé leurs besoins pourront engager pleinement la reprise de leurs activités.
Les services généraux sont en première ligne pour assurer la reprise de l’activité.
Des services généraux en télétravail ? Défi relevé par #SEGEO
Pour assurer une continuité d’activité et anticiper une reprise de l’exploitation, les Services Généraux restent sur le front. Ils doivent assurer un pilotage à distance, avoir accès à tous les contrats, les prestataires, le plan de maintenance, le calendrier des visites. Alors que tout est dans mon armoire de bureau et que mes collaborateurs sont confinés chez eux ! Il faut prévenir les fournisseurs pour décaler les visites, préparer un plan de reprise d’activité, identifier les priorités, etc. Sans outil logiciel adapté l’opération est fastidieuse voire impossible !
La démarche de transfert ne peut s’improviser, elle doit être préparée, méthodique et rigoureuse faute de quoi les risques peuvent être conséquents (rupture de production, perte de clients, de salariés, de fournisseurs, manque de budget, démotivation des salariés,…). Il est important de communiquer auprès des salariés comme auprès des fournisseurs et de montrer que le dossier est maîtrisé par la Direction.
Un projet de bâtiment est avant tout un investissement sur le long terme pouvant être générateur de performance, cependant il convient de prêter une attention toute particulière à la conception des lieux de travail et au choix des intervenants.
Un décret du 28 mars 2017 (2017-431) impose à tous les ERP, quelle que soit leur catégorie, de mettre à disposition du public un registre d’accessibilité ; cette obligation doit être remplie avant le 30 septembre 2017.
